Балансовая система ProgressMe
Балансовая система Progressme — это инструмент автоматического учета количества уроков на балансах учеников, приема оплат за уроки, контроля посещаемости групп. Вам не нужно будет вручную вести учет уроков по каждому ученику в отдельном файле, балансовая система Progressme сделает это за вас.
Преимущества балансовой системы
Кратко опишем, чем удобна балансовая система для того, чтобы вы могли определиться, подойдет ли она вашей языковой школе.
✅ Позволяет создать гибкую систему тарифов и, в случае необходимости, делать скидки и специальные тарифы для пробных уроков.
✅ Вы сможете отслеживать количество оплаченных занятий, которые остались на балансах учеников при помощи отчетов.
✅ Позволяет запрещать вход ученика в класс при отсутствии уроков на балансе (если такая настройка активирована).
✅ Вместе с включенной опцией приема оплат от учеников позволяет ученикам самостоятельно приобретать пакеты уроков с последующим автоматическим зачислением на баланс ученика.
Настройка балансовой системы
Создание тарифов школы
Перед включением балансовой системы необходимо настроить тарифы школы. Перейдите в раздел «Настройки — Онлайн-уроки — Балансовая система» и нажмите на кнопку создания нового тарифа.
Далее необходимо заполнить следующую информацию о тарифе:
Название и описание тарифа;
Планируемая продолжительность уроков;
Количество уроков в пакете;
Стоимость пакета;
Срок действия пакета уроков.
Если в школе предусмотрено ведение тестового урока (или уроков), можно создать соответствующий пакет с нулевой стоимостью.
Если по каким-то причинами вы не планируете пользоваться тарифом, его можно поместить в архив. Архивные пакеты вы не сможете добавить ученикам и при выборе тарифа ученикам они тоже будут недоступны.
Активировать тариф можно, для этого перейдите во вкладку «Архивные» и нажмите на кнопку «Активировать».
Обратите внимание!
❗️ Если тариф, который вы хотите добавить в архив, активен у кого-то из учеников школы, то его нужно удалить в профиле каждого ученика.
2. Активация балансовой системы
Перед активацией балансовой системы сделайте необходимые настройки.
Оплата тарифов через платформу. Если вы планируете использовать определенную платежную систему для приема оплат от учеников, то ее необходимо сначала настроить, а потом активировать тумблер оплаты. Подробнее о настройке оплаты — в нашей статье.
Запрещать вход в класс при нулевом балансе. Активация этой настройки ограничивает вход в виртуальный класс ученикам, у которых закончились уроки на балансе.
Период отмены уроков без штрафа. Установите временной промежуток, при котором ученик сможет отменить урок без штрафа в виде списания урока с баланса. Например, при активации настройки «за 3 часа», если ученик отменит урок ранее, чем за 3 часа до его начала, урок с баланса списан не будет, а если менее чем за 3 часа — будет.
Сообщение ученику. Это сообщение в отдельном окне будут видеть ученики с нулевым балансом уроков при попытке войти в виртуальный класс и ученики, которые хотят пополнить баланс уроков при неактивированной системе приема оплат.
После того как вы выполнили все настройки, переведите тумблер «Использовать балансовую систему» в активное положение.
Обратите внимание!
❗️ После активации балансовой системы в школе, отключить ее невозможно!
3. Постановка уроков на баланс учеников
Если вы уже успели добавить учеников в школу, то в их профилях появится функция добавления балансов, исходя из заданных в тарифной системе пакетов.
Нажмите на кнопку добавления пакета и выберите оплаченный учеником пакет уроков.
Вы можете сформировать ученику свой пакет исходя из заданных в школе тарифов и продолжительности уроков. Нажмите на вкладку «Свой пакет» и выберите количество уроков, установите стоимость и срок действия пакета. Комментарий можно добавить любой, например, причины добавления кастомного пакета.
Добавленные ученику пакеты уроков можно впоследствии редактировать или удалить.
При редактировании пакета, вы не сможете изменить тариф и продолжительность уроков, только списать или добавить уроки и изменить срок действия пакета.
Обратите внимание!
❗️ Удалить пакет уроков ученика можно только при нулевом балансе. Если вы хотите удалить пакет раньше, чем ученик израсходует все уроки на нём, нужно будет сначала списать остаток.
4. Постановка уроков в график
При балансовой системе уроки в график можно будет ставить только при наличии доступных пакетов на балансах учеников. То же самое касается и преподавателей школы: система не даст забронировать уроки при нулевом балансе ученика.
Запланированные уроки визуально не списываются с баланса ученика, они списываются только в момент начала урока, при его проведении. Если урок уже начался, то в карточке урока учитель сможет изменить статус урока с учеником только с «Урок успешно проведен» на «Неявка ученика».
Этот статус и отобразится в карточке купленного пакета у ученика в разделе «Детализация».
5. Детализация
Детализация — это подробный отчет, в котором содержится информация о пополнении баланса ученика и списании уроков.
Чтобы увидеть детализацию, перейдите в профиль ученика и нажмите кнопку «Детализация».
В отчете доступна следующая информация:
дата урока
дата операции (проведенный урок, неявка ученика, списание урока и т.д),
вид операции
инициатор (система автоматически, учитель, администратор)
учитель
наименования добавленных пакетов
данные по остаткам уроков в пакетах
В детализации есть возможность выбора конкретного пакета уроков и демонстрации информации по нему.
Комментарии, которые оставляют сотрудники школы при пополнении и списании пакетов уроков, тоже отображаются в детализации.
Подробную информацию по каждому уроку вы увидите, нажав на стрелочку вниз напротив даты урока.
6. Групповые уроки и посещаемость
В группах все работает немного иначе. Нужно сначала задать тариф уроков в настройках группы, и только потом система даст возможность добавлять баланс уроков ученикам группы. В группе может быть установлен только один основной тариф. Другие категории тарифов ученикам этой группы установить не получится.
Также в группах, помимо статуса урока, есть еще такое понятие как «Посещаемость», где можно отметить кто из учеников был на уроке, а кто нет, так как у каждого ученика группы свой баланс уроков. Попросите учителей не забывать заполнять статусы посещаемости группы. Подробнее о посещаемости читайте в нашей статье.
7. Статусы уроков
Статусы уроков в карточке ученика
Урок не назначен – свободный слот, доступен для установки в график, но еще не проставлен. Система предложит добавить урок.
Урок запланирован – слот уже забронирован, но урок еще не проведен. Изменить время еще возможно.
Урок успешно проведен – проставляется в момент начала урока, урок успешно проведен и списывается с баланса ученика.
Неявка ученика – урок списывается с баланса ученика и отмечается в карточке как неявка по причине ученика.
Урок списан при отмене – когда ученик отменил занятие, но до начала урока уже осталось меньше времени, чем было установлено в настройках школы для отмены урока без штрафа.
* Если все уроки из доступного пакета уже запланированы, при попытке поставить новый урок, то урок поставится в график, но последний запланированный урок будет отмечен серым цветом, как урок без баланса.
** Если урок отменен более чем за 24 часа (настраивается в настройках), то этот урок просто удаляется из графика.
Статусы уроков в графике
В графике различные статусы уроков выделяются разными цветами.
Желтый – все уроки, которые запланированы, но еще не начались.
Бирюзовый – урок идет в текущий момент и еще не закончился.
Зеленый – урок успешно проведен (в группах всегда зеленый, но помним про посещаемость)
Красный – когда урок не состоялся по причине неявки ученика (отмечена неявка). Или когда ученик отменил урок менее чем за 24 часа. Для того чтобы учитывалось все это в балансах.
Серый – урок запланирован, но на дату его проведения баланс нулевой.
Статусы повторяющихся уроков
Нет уроков на балансе – на балансе отсутствуют уроки, но имеются повторяющиеся занятия, они будут отмечены в графике. Как только появятся уроки на балансе, следующий запланированный урок должен быть заполнен слотом из добавленного пакета.
Не было уроков на балансе – урок, время которого уже прошло, но баланс был нулевой.
Перенос текущих пользователей на балансовую систему
Если вы ранее проводили уроки, но не использовали балансовую систему, то при активации балансовой системы, при добавлении новых учеников будет работать логика, которая описана в статье выше. Но вот как перевести уже существующую базу?
Ученики, которые у вас были до включения балансовой системы, останутся на прежней системе. Перевод таких студентов происходит у каждого отдельно, в момент добавления первого баланса уроков. После этого аккаунт ученика будет переведен на балансовую систему.
Но нужно учесть, что при переходе все предстоящие уроки будут удалены и нужно будет их заново проставить в графике, чтобы подключилась балансовая система.
Балансовая система не активирована
Балансовая система активирована
Перевод групповых классов происходит в момент добавления тарифного плана в профиле группы. После установки тарифного плана группы, всем ученикам этой группы нужно проставить балансы уроков в групповом классе.
Шаг 1. Устанавливаете тариф в профиле группы.
Шаг 2. Устанавливаете тариф в профиле каждого ученика группы
Балансовая система со стороны ученика
После авторизации в своем аккаунте, ученик может пополнить баланс самостоятельно (если подключена система приема оплат) или обратиться к администратору для оплаты.
Ученик нажимает на кнопку пополнения баланса.
Если прием оплат активирован, ученик выбирает тариф, который планирует оплатить.
После выбора тарифа необходимо нажать на кнопку оплаты.
Если оплата прошла успешно, то баланс ученика будет пополнен.
На балансе ученика в индивидиальном классе Class Alice находится 3 урока по 15 мин и 20 уроков по 45 мин.
Если с учеником запланировать и провести урок в этом классе с выбранным тарифом, количество уроков с этим тарифом на балансе автоматически уменьшится на 1 урок.
Если прием оплат не активирован и ученик попытается оплатить пакет уроков, он увидит сообщение, которое вы добавили в настройках балансовой системы.
